Miten taiotaan lisää aikaa?

Otsikon kysymys on Graalin malja, jota moni meistä kipeästi kaipaa. Tuntuu, että päivän tunnit eivät vain millään riitä kaikkeen, mitä pitäisi ja haluaisi töissä ja vapaa-ajalla tehdä. Meillä kaikilla on vain ne 24 tuntia vuorokaudessa, ja sillä on pärjättävä. Ajan taikomisessa kyse onkin lähinnä ajankäytön tehostamisesta. Suunnittelu lisää vapautta.



Joskus voi tuntua, että suunnittelu ja aikatauluttaminen kahlitsevat. Haaveilemme ehkä loputtoman vapaista päivistä, jolloin voisimme tehdä vain ja ainoastaan mieluisia asioita vailla aikatauluja. Totuus on kuitenkin se, että meillä kaikilla on elämässämme paljon velvollisuuksia hoidettavanamme. On henkilökohtainen määrittelykysymys, mikä itse kullekin on velvollisuutta ja mikä vapautta – oikeita ja vääriä vastauksia ei ole. Joku voi kokea työn pakolliseksi pahaksi, joku toinen taas mieluisimmaksi ajankäytöksi; jollekin lasten futiskentän laidalla seisominen on velvollisuus, joku taas rakastaa sitä. On hyvä itselleen rehellisesti tiedostaa, millaisen ajankäytön parissa kokee suurinta vapautta ja mikä taas tuntuu velvollisuudelta. Silloin tietää, mikä kuormittaa ja mikä palauttaa.


Jos emme huolehdi tehokkaasta ajankäytöstä, velvollisuuksien hoitaminen valtaa koko elämämme. Saamme elämäämme lisää aikaa vapaudelle – mitä ikinä se itse kullekin on – kun aikataulutamme sille tilaa. Velvollisuudet pitää hoitaa niin tehokkaasti, että pystymme varaamaan vapaudelle aina oman aikansa ja paikkansa ja pitämään siitä kiinni.


Mitä tiukempaa rajavalvontaa ylläpidämme elämäämme pyrkiville asioille, sitä helpompaa ajanhallinta on.

Tavoiteena ei kannatakaan olla rajaton ja loputon vapaus vaan säännöllinen ja riittävä vapaus. Tässä muutamia perusvinkkejä, joilla sitä voi tavoitella.


Karsi – finaalissa on rajallisesti paikkoja


Jotta vapaudelle riittää aikaa ja velvollisuudet tulevat hoidettua, on ajankäytön oltava tehokasta. Tehokkaan ajankäytön lähtökohta on valikoida tarkkaan oman ajankäyttönsä kohteet. Pitää siis priorisoida – kaikki asiat eivät ole yhtä tärkeitä. Aluksi pitää suorittaa useampivaiheinen karsinta, jonka lopputuloksena tehokkaan ajankäytön finaaliin pääsevät kohtuullisen harvat asiat.


Karsintakierrokset ovat seuraavat:

  1. POISTA: Mieti ensimmäiseksi kriittisesti, onko aikaasi havittelevan asian (työtehtävän, kotityön, vapaa-ajan menon, ihmissuhteen jne.) pakko ylipäätään olla elämässäsi vai voisitko luopua siitä tai ainakin vähentää. Poista listaltasi niin paljon kuin voit. Mitä tiukempaa rajavalvontaa ylläpidämme elämäämme pyrkiville asioille, sitä helpompaa ajanhallinta on. Opettele sanomaan ei.

  2. DELEGOI: Mieti jäljelle jääneistä asioista, onko juuri sinun tarpeellista tehdä tämä asia vai voisiko joku muu hoitaa sen ainakin osittain. Yllättävän harva asia vaatii välttämättä ja nimenomaisesti juuri sinun panostasi. Opettele jakamaan vastuuta ja pyytämään apua.

  3. LYKKÄÄ: Mieti lopuksi, onko listalla vielä olevia asioita tarpeen tehdä juuri nyt vai voisiko jotain lykätä myöhemmäksi. Kaikkea ei voi mahduttaa elämään yhtä aikaa. Opettele arvioimaan realistisesti ajankäyttöäsi ja kapasiteettiasi.



Käytä aikaa suunnitteluun


Kun finaalipaikat ovat selvillä, voi helposti tuntua siltä, että liikkeelle pitäisi päästä välittömästi. Kannattaa kuitenkin käyttää riittävästi aikaa suunnitteluun, sillä se todennäköisesti säästää aikaa myöhemmin. Suurimmalle osalle asioita voi tehdä toimintasuunnitelman – olipa kyse sitten työasiasta, hyvinvoinnin ylläpitämisestä, kotitöistä tai ihmissuhteesta.


Toimintasuunnitelmassa kannattaa ottaa huomioon ainakin seuraavat asiat:

  • TOIMINTA: Mitä aion konkreettisesti tehdä asian hoitamiseksi? Miten asia olisi parasta hoitaa?

  • RESURSSIT: Mitä resursseja tarvitsen asian hoitamiseen? Mitä taitoja, tietoja, tarvikkeita, tiloja? Onko minulla itselläni näitä? Mistä tai keneltä hankin puuttuvat?

  • TEHTÄVÄT: Mitä eri vaiheita asian hoitamisessa on? Mitä osakokonaisuuksia kussakin vaiheessa on? Mitä tehtäviä osakokonaisuudet sisältävät? Mikä on pienin tehtävä, jonka pystyn tunnistamaan?

  • AIKATAULUTUS: Milloin hoidan minkäkin tehtävän ja miten kauan annan itselleni siihen aikaa? Kauanko asian hoitaminen kokonaisuudessaan kestää? Miten sovitan sen kalenteriini? Miten seuraan edistymistäni?

  • TULOKSET: Mikä on konkreettinen odottamani lopputulos asialle? Mistä tiedän sen olevan valmis? Mitä sen jälkeen tapahtuu?


Ole tiukka aikatauluttaja


Parkinsonin lain mukaan työ täyttää aina sille varatun ajan. Vaikka tämä ei olekaan mikään väistämätön luonnonlaki, on se arkikokemuksella helposti todennettavissa. Jos jonkin asian hoitamiseen on varattu aikaa tunti, siihen kuluu tunti – mutta jos siihen on varattu koko päivä, siihen kuluu koko päivä. Jos ajankäyttöään haluaa tehostaa, ei itselleen siis kannata suoda ylen määrin aikaa asioiden hoitamiseen.


Älä ole perfektionisti


Täydellisyydentavoittelu on ajankäytön tehostamisen suurimpia vihollisia. On tärkeää osata tunnistaa, milloin suoritustason on todella oltava huippua ja milloin vähempikin riittää mainiosti. Suurimmassa osassa asioita on tärkeämpää vain saada ne tehtyä kuin tähdätä täydellisyyteen. Done is better than perfect.


Päätä jo!


Toinen ajankäytön tehostamisen iso este on päättämättömyys. Sallimme liian usein itsemme velloa päättämättömyyden tilassa, koska pelkäämme tekevämme väärän valinnan. Mutta niin kauan kuin olemme päättämättömiä emme myöskään voi toimia – eikä asia etene. Parempi olisikin ajatella, että ei ole olemassa vääriä päätöksiä; on vain erilaisia polkuja ja niissä kaikissa on omat hyvät ja huonot puolensa. Jotta pääsee eteenpäin, on vain valittava jokin polku – ja sen jälkeen seuraava ja seuraava ja taas seuraava.


Jos jonkin asian hoitamiseen on varattu aikaa tunti, siihen kuluu tunti – mutta jos siihen on varattu koko päivä, siihen kuluu koko päivä.

Vahdi ajatuksiasi – ne vaikuttavat tunteisiisi


Kiireen tuntu hiipii helposti mieleen ja kehoon, kun kalenteri on täynnä. Mieli alkaa kauhistella, miten paljon asioita listalla onkaan ja miten vähän aikaa niiden hoitamiseen on. Paniikin tunne alkaa nousta – en millään saa näitä hoidettua ajoissa! Tunteet syntyvät ajatuksistamme, ja me voimme vapaasti valita ajatuksemme. Tehokkuuden kannalta parempia ajatuksia ovatkin esimerkiksi, että ehdin kyllä ja keskityn vain yhteen asiaan kerrallaan.


Oloaan voi nopeasti rauhoittaa myös esimerkiksi hengitysharjoituksilla, jotka aktivoivat vagushermoa. Yksinkertaisimmillaan tämän voi tehdä hengittämällä muutaman kerran rauhallisesti sisään, pidättämällä pari sekuntia hengitystä ja hengittämällä sitten tuplasti pidempään ulos; esimerkiksi hengittämällä sisään laskien kolmeen, pidättäen hengitystä laskien kahteen ja hengittäen ulos laskien kuuteen.


Älä tingi unesta


Lopuksi elintärkeä muistutus ajankäytön palapelin koostamiseen: varaa unelle aina riittävästi aikaa. Aikuisenkin unentarve on yleensä 7–9 tuntia yössä. Se on noin kolmasosa vuorokauden tunneista, ja houkutus onkin monelle suuri luoda lisää aikaa pihistämällä sitä nukkumiselta. Tämä kuitenkin kääntyy itseään vastaan, sillä univaje syö tehokkuutta, energiaa ja terveyttä.

131 views0 comments

Recent Posts

See All